Die Hilfeseiten von
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Die Hilfeseiten

Der Belegungsplan

Mit dem Belegungsplan zeigen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Unterkunft an. Unterkunftssuchende müssen dadurch keine Unterkunft nachfragen, die bereits belegt ist. Und infolgedessen brauchen Sie den Familien nicht absagen.
Sie haben weniger Aufwand + zwei weitere Vorteile...

Das Video zum Thema enthält das Wesentliche dieser Seite in Bild und Ton.


Wussten Sie, dass sich das Interesse an einer Unterkunft erhöht, wenn sie bereits sichtbar gebucht wurde? Dass auch Andere dort Urlaub machen, vermindert Zweifel und erleichtert die Entscheidung: „Soll ich hier reservieren oder nicht...“

Außerdem verbessern Sie mit dem Belegungsplan die Position Ihrer Unterkünfte in unserem Unterkunftsangebot. Dadurch werden Ihre Unterkünfte früher wahrgenommen als jene Objekte, deren Verfügbarkeit wir nicht kennen.

Natürlich nützt der Belegungsplan nur, wenn Sie ihn auf aktuellen Stand halten.

Aufbau der Programmoberfläche

1 In diesem Bereich sehen Sie die derzeit ausgewählte Ferienunterkunft und das Kalenderjahr. Möchten Sie Buchungen für ein Folgejahr eintragen, dann klicken Sie einfach auf die entsprechende Jahreszahl.

2 Sofern Sie mehr als eine Unterkunft besitzen, finden Sie an dieser Stelle weitere Belegungspläne. Wählen Sie dort den Belegungsplan aus, den Sie bearbeiten möchten. Die Symbole vor dem Unterkunftsnamen zeigen übrigens, ob es Probleme gibt (gelb und rot) oder alles in Ordnung ist (grün). Wenn Sie einen Belegungsplan mit gelbem oder roten Symbol wählen, wird Ihnen das Problem erklärt.

3 Ihre Belegungen können Sie direkt auf dem Kalender eintragen. Wie das funktioniert, finden Sie auf dieser Seite im Abschnitt Buchen und Stornieren.

4 Die Schaltfläche „Daten übernehmen“ müssen Sie immer dann drücken, wenn Sie alle Änderungen am dargestellten Kalender vorgenommen haben.

5 Die Legende erklärt die unterschiedlichen Markierungsarten im Kalender - z.B. welches Symbol für den Anreisetag steht.

Buchen und Stornieren

Beispielbuchung: 12. April (Anreise) bis 19. April (Abreise)

1 Ihre Belegungen geben Sie mit der Maus ein. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger auf den 12. April, klicken auf diesen Tag, halten aber die Maustaste gedrückt und ziehen mit gedrückter Maustaste auf den 19. April. Erst jetzt lassen die Maustaste wieder los. Sie werden sehen, dass sich dieser Zeitraum rot verfärbt.

2 Darf am Tag der Abreise bereits der nächste Gast am Nachmittag eintreffen, dann markieren Sie diesen Tag als „Abreisetag“. Dazu klicken Sie auf den Abreisetag (19.) bis die Farben von rot nach grün verlaufen. Soll am 19. hingegen keine weitere Anreise stattfinden (z.B. wegen Reinigungsarbeiten), dann lassen sie den Tag einfach vollständig belegt. Sie können der Legende neben dem Kalender entnehmen, wofür die Markierung steht.

3 Trifft der Gast nachmittags oder später ein, könnte ein möglicher Vormieter noch bis Vormittag bleiben. Wenn Sie das darstellen möchten, klicken Sie solange auf den Anreisetag (12.), bis die Farben von grün nach rot verlaufen.

4 Nachdem Sie ihre Buchung eingetragen haben, verfärbt sich der Bereich um die Schaltfläche „Daten übernehmen“ gelb. Das bedeutet, dass Sie ans Abspeichern denken sollten. Erst mit Klick auf die Schaltfläche werden alle Änderungen gespeichert. Anderenfalls gehen Ihre Eintragungen verloren und die Arbeit war umsonst. Sie können allerdings alle Belegungen für das aktuelle Kalenderjahr auf einmal eintragen. Es ist nämlich nicht notwendig, sofort nach jeder kleinen Änderung abzuspeichern.

Stornieren

Um eine vollständige oder eine teilweise Belegung zu entfernen, markieren Sie die zu entfernenden Tage einfach nach dem oben beschriebenem Prinzip und kennzeichnen Sie ggf. den neuen Anreise- und/oder Abreisetag.

Zeit sparen durch Automatisierung: Die iCal-Schnittstelle

Nur 1 Quelle der Wahrheit

Wenn Sie bereits Belegungskalender auf anderen Buchungsplattformen aktuell halten, dann lässt sich unser Kalender automatisch mit-aktualisieren, vorausgesetzt Ihre Plattform bietet einen iCalendar- bzw. ICS-Feed und Sie kennen dessen Web-Adresse.

Unser System holt sich dann die Belegungsdaten regelmäßig vom fremden System und Sie müssen auf Ruegenmagic.de nichts mehr eingeben. Viele unserer Kunden nutzen dieses Feature. Sie sparen Zeit, müssen nicht an den Kalender denken, und die Angaben sind immer aktuell.

Im Idealfall pflegen Sie nur noch ein System und alle anderen Systeme übernehmen die Daten aus der einzigen Quelle der Wahrheit. Kalender mit unterschiedlichen Ständen gehören der Vergangenheit an.

Suchen Sie beim Kalender Ihrer anderen Plattform den 'iCalendar-Link' (iCal-Export oder ähnliche Bezeichnungen) und kopieren Sie die Adresse des Links in das "iCal"-Formular unterhalb unseres Belegungsplans. Klicken Sie auf übernehmen und Ihnen wird angezeigt, ob die Übernahme erfolgreich war.

Bei Fragen einfach anrufen! Der Support jeder Plattform wird Ihnen erfahrungsgemäß weiterhelfen, wenn Sie dort nach den iCal-Links für Ihre Wohnungen fragen.


Müssen alle Fewos in 1 Feed oder sollte man Feeds pro Wohnung anlegen?

Die bevorzugte Variante ist tatsäch das Hinterlegen mehrerer Feeds – jeweils einen für jede Wohnung:

Fewo 1 = Feed 1
Fewo 2 = Feed 2
...
Fewo n = Feed n

Falls das nicht möglich ist, kann man aber auch einen einzigen Feed mit Belegungsdaten für mehrere Wohnungen hinterlegen: Unter jedem Belegungsplan im Kundenmenü von Ruegenmagic.de befindet sich der Bereich für den Import von iCal-Feeds. Dort im zweiten Eingabefeld würde man bei dieser Variante ein Filterwort angeben – meist den Namen der Wohnung (wie er im Feed erscheint!). Der Filter sorgt dafür, dass nur die Belegungen dieser einen Wohnungen angezeigt und die Belegungen der anderen Wohnungen ausgeblendet werden. Der Filter ist nur für diese Variante nötig.

Stabiler ist die erste Variante (viele Feeds): Es gibt weniger Möglichkeiten Fehler zu machen (z.B. spätere Namensänderungen im Herkunftssystem) und die Fehler, die gemacht werden können, fallen schneller in unserem Monitoring auf (fehlende Daten, Verbindungsprobleme etc).


In welchen Abständen erfolgt der Abruf?

Unser System fragt die Feeds derzeit stündlich ab.